1. Koostaja määrab dokumendiliigi ja sarja tähise vastavalt dokumentide loetelule ning loob ametikirja kavandi, seejärel salvestab dokumendi dokumendihaldussüsteemi (EDHS) vastavasse dokumendikavandite kataloogi (vajadusel)
2. Koostaja määrab ametnikud, kes peab osalema dokumendi kooskõlastamisel ja määrab vajadusel kooskõlastustähtajad juhul, kui see protseduur ei käivitu dokumendihaldussüsteemis automaatselt.
3. Koostaja edastab dokumendi viseerimiseks (asutuse siseseks kooskõlastamiseks) vahetule ülemusele, teistele selle küsimusega seotud ametnikele, juristile (kui nii on ette nähtud asjaajamiskorras). Protseduur on vajalik juhul, kui see ei käivitu automaatselt dokumendihaldussüsteemis. Koostaja saadab dokumendi ringlusse vastavalt vajadusele kas paralleelselt, st dokument läheb viseerimiseks selle küsimusega soetud ametnikele korraga või järjestikuliselt, st esimesena saab dokumendi viseerimiseks vahetu ülemus ja seejärel teised asjaga seotud isikud.
4. Kooskõlastajad viseerivad dokumendi, lisades oma viseeringu (kooskõlastatud või mitte kooskõlastatud) vastavale dokumendile märkena dokumendiregistris selleks ettenähtud kohas. Seejärel märgivad ülesannete nimekirjas vastava ülesande tehtus, see on eelduseks, et järjestikuse ringluse korral läheb dokument ülesandena täitmiseks dokumendi liikumistees järgmiseks määratud ametnikele (viseerijale).
5. Koostaja saadab ettenähtud korras vormistatud ja vajadusel viseeritud dokumendikavandi allkirjastamiseks juhile, kasutades dokumendiringluse funktsiooni.
6. Juht allkirjastab dokumendi digitaalallkirjaga. Enne allkirjastamise protseduuri käivitumist saab ametikiri automaatselt registrisüsteemi poolt antava viida ja salvestub vastavasse kausta dokumentide loetelu järgi (dokumendi projektide kataloogist ümber vastavasse kausta dokumentide loetelu järgi). Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, on dokumendi allkirjastaja vastutav dokumentide identsuse eest.
