Ametikirja koostamise ja vormistamise protseduur
1. Koostaja koostab ja vormistab ametikirja kavandi.
2. Koostaja viseerib (kooskõlastab) ametikirja kavandi ja esitab seejärel arvamuse saamiseks asjaomastele spetsialistidele (vahetuse ülemusele, teistele spetsialistidele, juristidel jne), kui asjaajamiskorras on nii ette nähtud.
3. Juht allkirjastab paberkandjal kirja kahes eksemplaris (originaal + ärakiri).
Kui alatise säilitustähtajaga ametikiri allkirjastatakse digitaalselt, siis
- Digitaaldokumendi allakirjutaja allkirjastab omakäeliselt ka paberkandjal kirja (väljatrüki) või
- Assistent kinnitab ametlikult dokumendi koopia.
See on vajalik ametikirja tõestusväärtuse tagamiseks ettenähtud säilitustähtaja
jooksul.
4. Assistent/koostaja registreerib dokumendi dokumendiregistris. Digitaalallkirjaga kiri registreeritakse enne allkirjastamist. Seejärel saadetakse kiri adressaadile.
5. Kirja koostaja/assistent paigutab paberipõhise kirja, ärakirja või salvestab digitaalallkirjaga kirja dokumentide loetelus ettenähtud sarja toimikusse.
