Viit
Viit on kirjale registreerimisel antud tähis, mis osutab kirja kohale dokumendisüsteemis vastavalt liigiüksusele ning registrinumbrile.
Viit koosneb:
- kirjale registreerimisel antud registrinumbrist ja üldjuhul sellele lisatud liigitamissüsteemi tähisest või
nr 2-10/20
2 - funktsiooni tähis
10 - sarja tähis
20 - kirjale registreerimisel antud number
nr 2.3-10 /20 – 6
2.3 – alafunktsiooni tähis
10 – sarja tähis
20 - kirja registreerimisel antud number
6 - dokumenti individualiseeriv number
- muust tunnusest.
nr 1-7/18/20
18 - aasta tähis
nr 1-17.2/MT/017
1-17 - liigitusüksuse tähis
MT - struktuuriüksuse tähis
017 - kirjale registreerimisel antud number
Registreeritavatel kirjadel on viit kohustuslik.
Viit esitatakse kuupäeva järel. Enne viita märgitakse selgitav sõnalühend "nr". Elemendi täpsustajad on soovitatav esitada järjekorras - liigitusüksuse tähis, muu tähis, registrinumber.
Kirjade registreerimisel võib kasutada erinevaid mustreid. Nii võib muu tähis olla aasta tähis ja struktuuriüksuse tähis või muu vajalik tähis.
Viida vormistamisel on soovitatav eristada liigitusüksuse osa registrinumbri osast erineva märgiga, soovitavalt kaldkriipsuga.
Seosviida olemasolul esitatakse kuupäev ja viit seosviida all ning kuupäeva ette märgitakse selgitav sõna "Meie". Seosviida ning kuupäeva ja viida vahele jäetakse üks põhireavahe.
Element vormistatakse viidaväljale. E-kirja puhul tekstiväljal.
Näide:
