Tekst
Tekst on kirja põhisisu. Oluline on kirja saatmise eesmärgi esitamine, adressaadile informatsiooni edastamine või temalt informatsiooni saamine, adressaadile tegevuse või faktide kohta informatsiooni edastamine, temalt informatsiooni saamine või adressaadi tegevuse esilekutsumine.
Tekst vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet pealkirjast allpool järjestuses - pöördumine, sisu, lõputervitus. Sisu iseseisvad mõttelised osad vormistatakse uuelt realt algavate eraldi lõikudena. Taandridu ei kasutata. Lõikude vahele jääb üks põhireavahe.
Tekst joondatakse vasaku veerise järgi, parem veeris võib olla joondamata. Rööpjoondamise korral ei või tekstis esineda põhjendamatuid sõrendusi ja lünki.
Teksti sisuosas võib olla tabeleid, pilte, graafikuid. Sellised sisuosad joondatakse kas vasakule või keskele ning muud teksti nende ümber ei mähita.
Mitmelehelise dokumendi puhul trükitakse esimene leht dokumendiplangile ja teised valgele paberilehele. Lehed nummerdatakse alates teisest leheküljest. Mahukamate tekstide puhul on soovitav tekst liigendada peatükkideks, jagudeks, punktideks, alapunktideks.
Tekstile võib lisada pöördumise ja lõputervituse.
Pöördumine vormistatakse 1-2 põhireavahet enne sisu ja lõputervitus 1-2 põhireavahet peale sisu.
Pöördumiseks kasutatakse isiku ametinimetust, viisakustiitleid (härra, proua, preili), tiitleid, auastmeid või isiku nime.
Austatud professor
Lugupeetud direktor
Lugupeetud proua Kask
Austatud President
Pöördumisel ei kasutata viisakusvormeline sõnalühendeid. Pöördumise lõpus kirjavahemärke üldjuhul ei kasutata.
Lõputervitus ei ole kohustuslik, vormistamisel kirjavahemärki lõppu ei panda.
Lugupidamisega
Austusega
Pöördumist ja lõputervitust ei kasutata tavaliselt lühikirjade (teated, kaaskirjad jne) puhul.
Näide:
