Ametikiri
Ametikiri koostatakse infovahetuse eesmärgil. Adresseeritakse juriidilisele või füüsilisele isikule ja saadetakse adressaadile posti, faksi või e-posti teel. Adressaat hindab alateadlikult dokumendi väliskülge juba enne sisuga tutvumist. Esmane mulje on väga tähtis. Sellepärast tuleb meeles pidada, et olulised on dokumendi plank, selle kujundus ja paberi kvaliteet.
Kirjavahetus e korrespondents on dokumentide teel asutustevaheline sidevahetus.
Ametikiri kirjutatakse lühidalt ja lihtsalt. Tekst peab olema üheselt mõistetav ja andmed usaldusväärsed. Teksti sõnastus peab olema keeleliselt ja juriidiliselt korrektne ning kirjastiil rahulik ja viisakas.
Hästi koostatud dokumente hinnatakse kõrgelt. Kirjade kirjutamise reeglid on riigiti erinevad. Kui tekib kahtlust, kuidas vormistada kiri välismaisele adressaadile, tuleks vaadata, kuidas on vormistatud sellelt maalt saadetud kirjad või pöörduda teabe saamiseks vastava riigi saatkonna poole.
Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris:
- originaal kirjaplangile
- ärakiri samas formaadis puhtale paberile.
Ärakiri on vajalik selleks, et oleks võimalik kontrollida: mida, millest ja kellest kirjutati. Kahe või enama asutuse nimel koostatud kiri vormistatakse puhtale paberile, millele trükitakse asutuse plangi elemendid paralleelselt, nimede tähestikulises järjekorras.
Tänukirjad, õnnitlused ja kaastundeavaldused vormistatakse üldplangile, kui esindusplank puudub.
Kirjavahetuse pidamisel tuleb lähtuda alljärgnevast:
• kõikidele kirjadele on soovitav vastata kohe, kuid kohustus vastata hiljemalt ühe kuu jooksul
• kui ei saa päringule vastata positiivselt, tuleb ikkagi vastata ja tänada päringu eest
• kirjalikult tuleb kinnitada kõik saadud tellimused
• teist poolt tuleb alati informeerida viivitusest
Ametikiri sisaldab:
• sissejuhatust – esitatakse kirja koostamise põhjus, viidatakse varasematele kokkulepetele
• probleemi esitust – tuuakse välja faktid, kaalutlused, põhjendused
• kokkuvõtet – tehakse järeldused, esitatakse palve, taotlus, ettepanek
Asjaajamise seisukohalt jagunevad kirjad järgmiselt:
•Algatuskirjad, mis alustavad asjaajamist mingis küsimuses
•Vastuskirjad, mis koostatakse vastuseks mingile saadud dokumendile. Vastuskirjale iseloomulikuks elemendiks on seosviit
•Kaaskirjad, millega saadetakse teisi dokumente, millele tavaliselt puudub adresseeriv osa. Kaaskirjale iseloomulikuks elemendiks on lisamärge. Nii algatuskiri kui ka vastuskiri võivad olla kaaskirjad.
Teema 1.1
